Il ya 10 simples points à considérer dans le choix d'une solution de signature numérique (signature électronique standard) pour votre organisation. Bien que tous ne sont pas évidentes, elles sont essentielles make-or-break facteurs de la bonne mise en œuvre, la gestion et l'utilisation d'un tel système, ayant une incidence sur tous les aspects de vos processus d'affaires. Pour assurer un faible coût total de possession (TCO) et un rapide retour sur investissement (ROI) de votre solution de signature numérique, la lecture.

1. Les phoques documents - C'est la pierre angulaire d'une véritable solution de signature numérique. Elle garantit le document est scellé de changements, qu'il s'agisse accessoires ou le résultat d'une fin de soirée le piratage de votre réseau.
Astuce: Seuls les «signatures numériques» reposant sur l'infrastructure à clés publiques (ICP) la technologie peut véritablement le sceau d'un document. Tout autre type de solution peut facilement être falsifié.

2. Application Support de multiples - De nombreuses solutions de signature numérique ne supportent que PDF et des applications Word, qui mai être un soutien suffisant pour certains. Toutefois, si votre organisation a besoin de signer numériquement dans d'autres programmes tels que Excel, AutoCAD, et les applications Web, ce type de solution va aller en deçà de vos besoins.
Astuce: Assurez-vous que les applications que vous l'intention de signer dans votre organisation sont pris en charge par la solution que vous choisissez.

3. Signatures graphiques - Sur les applications standard qui ont la capacité de signature numérique, la quasi-totalité absence de signature graphique. C'est une lacune majeure. Signatures graphiques assurer la signature est perceptible visuellement, et ont un impact psychologique: le signataire est rassuré ils ont signé le document et qu'il est juridiquement conforme.
Astuce: De temps en temps, différents graphiques signatures sont nécessaires (par exemple, initiales, signature). Vérifiez que votre solution a cette capacité.

4. Signatures multiples - De nombreuses solutions de signature numérique ne permettent pas de modifier le document, une fois qu'une signature est appliquée. C'est une bonne en termes de la fermeture du document, mais problématique si la technologie empêche également les autres utilisateurs d'ajouter leurs signatures requises au document.
Astuce: Si votre entreprise a besoin de plusieurs personnes pour signer numériquement un document, assurez-vous que votre solution offre cette fonctionnalité.

5. Zero IT Management - Soyez conscient que le temps de déployer un système est généralement long et à forte intensité de ressources. Le personnel peuvent se trouver dépenses semaines par an la gestion de la signature numérique, sélectionnez la solution. Là encore, l'entreprise mai choisir d'employer un membre du personnel supplémentaire pour gérer la tâche, ou l'exécution d'un service d'assistance seulement pour assurer les utilisateurs peuvent signer numériquement leurs documents. Les coûts peuvent fusée éclairante.
Astuce: Assurez-vous que votre solution est mise en service du moment où elle est déployée sur votre réseau, et que le "Zero-gestion" exigence de votre liste de contrôle est remplie.

6. Conformité - Chaque règlement a ses propres exigences relatives aux documents électroniques. Par exemple, la FDA 21 CFR Part 11 réglementation sur le marché pharmaceutique a de nombreuses conditions qui ne sont pas couverts par la plupart des solutions de signature numérique.
Astuce: La révision de la réglementation pour votre industrie et assurez-vous que la solution couvre toutes les exigences.

7. De transport (le monde vérifiable) - Est-ce que vous voulez que vos clients ou partenaires pour être en mesure de valider les fichiers que vous avez signé électroniquement? Cette tâche apparemment banale n'est pas si trivial à tous. Non chaque signature numérique transportable mai être en dehors de votre organisation. En fait, la technologie de la signature numérique n'est pas toujours intégrés dans votre document.
Astuce: Assurez-vous que vos documents puissent être validées par les utilisateurs extérieurs sans avoir à les installer un 3e partie.

8. Sans soudure d'inscription de l'utilisateur - Mise en œuvre de votre solution de signature numérique doit être aussi simple que possible. Assurez-vous que le moment la solution a été déployée, le personnel de votre organisation peut commencer signature numérique des documents sans avoir à lancer un "magicien" pour vous inscrire ou appelez le service de soutien.
Astuce: Assurez-vous que votre solution est capable de passer automatiquement et de façon transparente la mise à jour des profils d'utilisateurs de l'entreprise répertoire de l'utilisateur.

9. Simple à utiliser - Soyez certain de choisir un système qui est facile à utiliser. Vous ne voulez pas que le personnel d'exécuter un assistant d'application lorsqu'ils A) charge la signature application sur leur PC, puis B) tous les autres temps, ils veulent signer un document. IT participation du personnel devrait être maintenue à un minimum.
Astuce: Il devrait prendre un simple clic de vous assurer que votre document est scellé et conformes au droit.

10. Coût total de propriété - n'est pas tout le monde considère le coût total de possession lors de l'achat d'une solution de signature numérique. Mais pour vous assurer de ne pas payer trop cher à long terme, prendre les mesures suivantes en compte des coûts: coût du produit initial, le déploiement, le service d'assistance, des certificats numériques (qui mai être un coût annuel moyen), et le développement de soutien à l'application vous allez signer.
Astuce: Project votre TCO trois ans dans l'avenir de révéler toute coûts cachés, comme le renouvellement annuel de certificats.

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