INTRODUÇÃO

No one sistema de arquivamento trabalha para todos. Na extremidade, o teste de um sistema de arquivamento bom está podendo encontrar algo quando você o necessita. Entretanto, há duas alternativas recomendadas básicas da instalação:
  •  Estabelecer categorias para artigos semelhantes pelo assunto (por exemplo, os passatempos)
  •  Estabelecer um sistema baseado índice com as limas identificadas numericamente pelo artigo (por exemplo, lima 1=Document 1)

Você pode escolher o método que lhe faz o sentido o mais intuitive. Os povos que têm o problema categorizar podem sentir mais confortáveis com a aproximação do indexing.

Não obstante que tipo de sistema você escolhe, se você sentir oprimido sobre onde começar, escolher um grupo dos papéis em qualquer pilha. Não importa onde você o começa ..... necessidade justa começar com um subconjunto manageable do papel.

Ativo contra limas Historic

As limas ativas são aquelas que você deve alcançar regularmente. As limas Historic são aquelas que é improvável você necessitará alcançar, mas que você deve manter para finalidades record da retenção (isto é, limas de imposto).

Suas limas inativas não devem ser mantidas em seu espaço da lima ativa, se o espaço do armário da lima for limitado. Estas limas podem ser armazenadas em umas caixas em uma posição afastada (desde que você não deve alcançar estas limas regularmente). Para criar suas limas ativas, seguir as etapas esboçadas abaixo.

ORGANIZAR POR CATEGORIA

Sorte & descarte de etapa 1

Rever seus papéis e rejeitar todos os papéis que você já não necessitar se manter. Se você sentir unsure sobre rejeitar um artigo, a fim fazer a decisão mais fácil, perguntar-se yourself o que é a coisa a mais má que poderia acontecer se você a jogasse afastado? Ajuda pôr coisas no perspective.

Quando você se decide manter um papel, classificar o papel em várias categorias/pilhas. Usá-lo borne-anota para etiquetar a página superior de cada pilha até que um nome da posição/categoria da lima permanente esteja estabelecido mais tarde.

Usar as categorias que são largas para classificar. Por exemplo, se você tiver lotes da informação em vários interesses do lazer, você pode criar uma lima de suspensão chamada “lazer” (contra criar uma lima de suspensão para cada tipo de tópico do lazer em seus papéis).

Se você tiver um passatempo principal tal como a fotografia, para que você coleta muitos da informação, criar um dobrador de suspensão separado nomeado “fotografia”. Isto faz mais sentido (de modo que a lima do “lazer” não se tornará demasiado unwieldy).

Você pode criar os dobradores interior múltiplos que residem dentro do dobrador de suspensão da lima, cada um da lima etiquetados com o sub-topic da categoria. Isto faz mais fácil de procurarar pelo sub-topic. Por exemplo, dentro da categoria de suspensão da lima do “lazer” você pôde ter dobradores da lima para os sub-categories da arte, da música & da leitura.

Etapa 2: Determinar as limas da quantidade necessitadas

Uma vez que você é classificação terminada, contar e verificar novamente o número de “pilhas” que você tem que se manter. O número das pilhas iguala o número de dobradores que de suspensão da lima você necessitará para suas limas ativas. Você deve comprar um mínimo do mesmo número de dobradores interior da lima para introduzir o interior os dobradores de suspensão da lima (mais se você tiver algumas categorias com sub-topics múltiplos).

Etapa 3: Identificar/etiquetando as limas

Criar um jogo de dobradores de suspensão da lima e de dobradores interior associados da lima para cada pilha e seus sub-categories.

A fim manter a transição de ativo ao status historic no fim de todos os anos, as limas interior devem ser etiquetadas pelo ano sujeito e atual (por exemplo, seguro de vida 2004). Esta aproximação datando é a mais melhor para aquelas categorias que envolvem indicações mensais ou contas.

Para seus dobradores de suspensão que contêm material dated, é a mais melhor manter os papéis de estática que não mudam do ano ao ano na frente dos dobradores interior (por exemplo, a política de seguro da vida contra os invoices trimestrais). Isto fará fácil às limas da transição de ativo ao status histórico na extremidade do ano.

Etapa 4: Tamanho do armário da lima da estimativa

Uma vez que você põe os papéis apropriados nas limas, você pode começar um sentido de quantas gavetas do armário da lima você necessitará. Usando uma única dos “caixa banqueiros” (caixa de armazenamento ondulada pesada) estar dentro as limas até a medida as polegadas - a profundidade necessitada é muito útil. Estas caixas estão disponíveis em lojas da fonte de escritório, e também servirão mais tarde para finalidades inativas do armazenamento).

O número total de polegadas que da profundidade você tem iguala ao número da lima

gavetas que você necessitará no armário da lima. Ser certo medir a profundidade de todas as gavetas que do armário da lima você puder pensar da compra para o assegurar terá bastante espaço (que reserva pelo menos 4 polegadas no afastamento de cada gaveta para limas deslizantes & de observações.

Mantendo o sistema anualmente

No final do ano, transferir as limas interior do ano passado ao armazenamento inativo. Manter o mesmo dobrador de suspensão da lima no lugar, e criar um jogo novo dos dobradores interior da lima etiquetados com o ano novo. Manter “os materiais de estática dentro dos dobradores de suspensão da lima do ano passado.

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ORGANIZAR BASEADO ÍNDICE

Etapa 1: Descarte & pilha

Rever seus papéis e rejeitar todos os papéis que você já não necessitar se manter. Para os papéis que você necessita se manter, classificar seus papéis em uma única pilha (nenhuma necessidade categorizar).

Criar o índice da lima

Para cada deste papéis ou grupo relacionado dos papéis (se esse relacionamento é muito óbvio a você), você criará uma lima numérica. Você então índices da lima record #1 em um registro do excel (ou na outra ferramenta computarizada) que descreva os índices da lima. Por exemplo, se eu tivesse uma conta de serviço público de março 2004, você faria a descrição de “conta da utilidade março 2004”. Esta descrição da lima começará atribuiu um número de lima aleatória em uma posição pre-identificada (isto é, lima #1 no armário de arquivamento do escritório). Se você necessitar sempre encontrar outra vez esta conta, você faria uma busca da edição/achado no Excel e incorporaria de “a utilidade março 2004” para encontrá-la. A vantagem desta aproximação é ele não confia em categorizar. Quando sua conta de maio 2004 chega, você pode atribuir-lhe uma lima totalmente unrelated #.

Você pode criar & gravar estes índices com Excel ou alcançá-los usando suas potencialidades da busca. Há também um programa do software chamado “o tigre de papel” do instituto da produtividade de Hemphill que é projetado para esta finalidade, e adiciona alguns sinos agradáveis e assobia (como seguir as limas que foram retiradas mas não postas para trás). Há uma oferta e uma tele-classe experimentais livres se você for interessado (a informação pode ser encontrada em seu Web site http://www.thepapertiger.com).

A desvantagem principal da aproximação do indexing é que você deve manter muitas mais limas em sua unidade do armazenamento, as well as a base de dados para segui-las.

Outras pontas do arquivamento
  •  Você deve ter dobradores da “ação” para que as contas a pagar, as coisas façam e durante matérias. Isto serve porque um lugar prendendo para coisas você não teve o tempo para começar a essa semana ou aquele é pendente, mas aquele requer ainda a ação em sua divisória. É também útil ter uma lima do calendário para manter coisas necessitadas para os eventos gravados já em seu calendário (por exemplo, os sentidos ao evento, aos handouts, etc.)
  •  Você pode usar dobradores codificados cor identificar visualmente categorias sujeitas
  •  Você pode alphabetize seus dobradores da lima pelo nome de suspensão da aba do dobrador, mas se você usar abas desconcertadas da lima, você terá que redo a ordem cada vez que você adiciona ou suprime um assunto.
  •  Pendaflex, um fabricante principal recomenda que as limas não devem ser não mais do que o ¾” densamente. Se você necessitar uma lima com uma espessura mais grande, você pode usar da “os dobradores de suspensão do fundo caixa”.

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