Vor kurzem arbeitete ich mit einem neuen Klienten, der Hunderte Dollar investiert hatte, damit eine Aufzeichnungen Managementorganisation ein Dateisystem für sein Geschäft aufstellt.

Das System schaute eindrucksvoll. Das einzige Problem war es arbeitete nicht! Es war in eine sehr schwierige Weise aufgestellt worden. Die überschriften waren so ausführlich, daß auf ein Vorlagenblatt mit einer Myriade von Kategorien beziehen mußte, bevor Informationen eingeordnet werden oder zurückgeholt werden konnten.

Das System war weiter auch Komplex für ihre spezifischen Notwendigkeiten.

Hast du überhaupt diese Erfahrung gehabt, in der ein Dateisystem für dich aufgestellt worden war und/oder deine Abteilung/Geschäft und du nicht Schreibarbeit leicht finden oder einordnen könntest? Wieviel Zeit hast du das Suchen nach Informationen vergeudet? Zeit Management ist über das Handhaben deiner Zeit. Die kostbare Zeit zu verbringen, die nach Schreibarbeit sucht, ist eine große Weise, herauf sogar von deiner Zeit zu verwenden.

Wußtest du, daß Wall Street Journal einmal in einer übersicht berichtete, die sie getan hatten, daß der durchschnittliche Arbeiter des weißen Stellringes 6 Wochen ein das Jahr nach Schreibarbeit suchend verbringt? Wenn du über dein Zeitmanagement ernst bist, dann, ein Dateisystem ist zu haben, in dem du deine Arbeit leicht einordnen und finden kannst, sehr wichtig.

Wie kennst du dich benötigst ein neues Dateisystem?

Wenn es dir länger als ein Paar von Minuten zur Entdeckung etwas nimmt.

Wenn du aus Bodenfläche heraus läufst, weil es zu viele Stapel der Schreibarbeit auf dem Fußboden gibt.

Wenn Kollegen oder Klienten dich fragen, daß zu Information und dir häufig sagen, „kann ich zurück zu dir später erhalten, weil ich sie finden muß!“

Wenn du mehrmals ein Tag sagend „ich dich verfängst, wissen, daß es hier ist. irgendwo“.

Wenn die Stapel des Papiers auf deinem Schreibtisch höher als sind, bist du.

Archivierung Grundlagen

Alle alten oder irrelevanten Informationen heraus säubern.

Notieren, welche Arten der Informationen du halten mußt.

Kategorien, die auftauchen können, schließen ein:
  •  Annoncieren
  •  Bank
  •  Etat
  •  Klienten
  •  Ausrüstung
  •  Versicherung
  •  Betriebsmittel
  •  Personal
  •  Lieferanten
  •  Training

Wenn erforderlich können Unterkategorien gebildet werden:
  •  Annoncieren
  •  Radio
  •  Fernsehapparat
  •  Bank
  •  Commonwealth
  •  Westpac
  •  Etat
  •  2001/2002
  •  2002/2003
  •  Klienten
  •  Eine unterschiedliche Akte für jeden Klienten
  •  Ausrüstung
  •  Computer
  •  Telefax
  •  Versicherung
  •  Errichten/Inhalt
  •  Träger
  •  Betriebsmittel
  •  Rundschreiben
  •  Handelsblätter
  •  Personal
  •  Eine unterschiedliche Akte für jede Person
  •  Zusammenfassungen
  •  Lieferanten
  •  Eine unterschiedliche Akte für jeden Lieferanten
  •  Training
  •  Allgemein
  •  Akten für spezifisches Bereiche IE. Zeit Management, Arbeit/Leben-Balance

Abhängig von deiner Situation kann ein vollständiges drawer/s eines Aktenschranks erfordert werden, um etwas von diese Kategorien IE unterzubringen. Klienten, Lieferanten, Personal.

Das abschließende Wort

Wenn du deine Schreibarbeit schnell einordnen und sie leicht zurückholen kannst, weißt du, daß du ein System hast, das gut für dich funktioniert.

Als Teil deines Zeitmanagements Sein überzeugt, wenn es Systeme hat, die wirkungsvoll sind und wenig Zeit dauern zu verwenden, bildet dein Leben soviel einfacher.

Es ist immer die kleinen Sachen, die solch ein sehr großes unterscheiden.

Mehr Details betreffend sind die Aufstellung eines erfolgreichen Dateisystems sind in meinem Handbuch „vorhanden, wie man eine überstunde an deinem Tag“ gewinnt und zu erhalten ein LEBEN Organisieren-Erhalten! Buch. (http://www.office-organiser.com.au) sehen

Article Source: http://www.articleset.com