Eine der grundlegendsten Weisen, Papiere zu finden, wenn du sie benötigst, ist, sie von einem wirkungsvollen Dateisystem zurückzuholen. Ein gutes Dateisystem erlaubt dir, zu finden, nach was du in 10 Sekunden oder in kleiner suchst.

Sind hier 3 einfache Archivierung Richtlinien, die helfen können:

  •  KATEGORISIEREN.

Ein Dateisystem ist nur wirkungsvoll, wenn du alles finden kannst, das du benötigst, wenn du es benötigst--ohne einen Kampf. Und alle guten Dateisysteme haben unterschiedliche Kategorien der Papiere. Deine Papiere entweder werden in eine MAIN Kategorie oder in eine Unterkategorie fallen.

Z.B. konnte eine Hauptkategorie FINANZIELL sein. Einige Unterkategorien innerhalb finanziellen, können sein:
  •  Sparkonto
  •  Scheckkonto
  •  Geldmarktkonto

In deinem Aktenschrank sollten deine Hauptkategorien Akte Hefte mit einem beschrifteten Tab immer hängen. Deine Unterkategorien sollten beschriftet werden Manila Akte Hefte innerhalb des passende Hauptkategorie hängenden Heftes.

  •  BASIC DATEISYSTEME.

In den meisten Fällen beschließen Leute, ein oder eine Kombination von zu verwenden, diese grundlegenden Dateisysteme:
  •  Alphabetisch (A, B, C, D, etc.)
  •  Numerisch (1, 2, 3, 4, etc.)
  •  Chronologisch (Jan., Feb, Mrz, Apr, etc.)

Für das, das du verwendest, abhängst von, was du es verwendest. Z.B. wenn du Akten für alle deine Kunden (oder Teilnehmer, Freunde, etc.) halten mußt, alphabetisch durch letzten Namen normalerweise funktioniert gut.

Für aufeinanderfolgende Fallzahlen oder -projekte, die numeriert werden, würde ein numerisches System vermutlich gut funktionieren.

Wenn es notwendig für dich ist, Sachen bis zum Datum zu finden, dann sein chronologisch kann deine Wahl.

Einige Leute erhalten wirklich kreativ und verwenden eine Kombination dieser Systeme. Z.B. kannst du deine Hauptkategorien sein chronologisch, aber die Unterkategorien alphabetisch sein nach innen wünschen.

  •  BESCHRIFTEN.

Wenn eine Akte nicht richtig beschriftet wird, zu finden wird nicht schnell und einfach sein:
  •  Dein Thema auf den Vorsprung des Akte Heftes, nah an der Oberseite des Vorsprunges immer schreiben, also kannst du ihn leicht sehen, wenn du durch deine Akten schaust.
  •  Einen mittleren Punkt, schwarze Markierung benutzen, um deine Akten zu beschriften. Druck; Index nicht benutzen.
  •  Als wenige Wörter verwenden, wie möglich auf dem Tab.

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